200 Mio. Dokumente im Griff: St. Galler Kantonalbank migriert ihre Kundendossiers

Angesichts von über 200 Mio. bestehenden Dokumenten und der gleichzeitigen Einführung von Avaloq eine höchst anspruchsvolle Aufgabe, deren Realisierung die SGKB RR Donnelley anvertraute, welche sie mit beeindruckendem Erfolg meistern konnte.

Die SGKB startete mit einem umfangreichen Anforderungskatalog in das Projekt für ihr neues Dokumentenmanagementsystem: neben der revisionssicheren Archivierung, dem Schutz vor Datenverlusten und der perfekten Integration mit dem zeitgleich neu einzuführenden Avaloq-System war vor allem die optimale Darstellung der Kundendossiers ein zentraler Aspekt:

In der Vergangenheit gestaltete sich die Beschaffung von Informationen für die Mitarbeitenden der SGKB häufig sehr mühsam, da die Ablage ausschliesslich nach Dokumenttypen organisiert und somit sehr stark fragmentiert war. Um alle Dokumente eines bestimmten Kunden einsehen zu können, benötigte das Personal gute Kenntnisse dieser Ablagestrukturen und ausreichend Zeit, um danach zu recherchieren. Zeit, die zweifellos besser für die Kundenbetreuung genutzt werden sollte und nicht für den Kampf mit der Technik.

Das neue Dokumentenmanagementsystem räumt bei der SGKB mit diesem Problem gründlich auf.

Dank der intelligenten Organisation aller zusammengehörenden Dokumente wird nicht nur unnötige Komplexität eliminiert, sondern gleichzeitig der gezielte Informationszugriff massiv erleichtert, die gemeinsame Nutzung verschiedenster Dokumenttypen ermöglicht und obendrein mittels ZIP-Containern deutlich Speicherplatz eingespart.

Die Zahlen sind eindrücklich: die bestehenden über 200 Mio. Dokumente, viele davon mehrseitig, belegen lediglich 1TB (Terabyte = 1'000 GB) Speicherplatz. Trotz der Nutzung durch über 1'000 User ist der verzögerungsfreie Zugriff auf die meisten Dokumente gewährleistet. Lediglich für sehr umfangreiche Dokumente sollen die Zugriffszeiten mit laufenden Optimierungsmassnahmen weiter verkürzt werden.

Ganz nebenbei hat diese Verbesserung auch positive Auswirkungen auf Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die weniger Zeit mit lästigen Suchaktionen verbringen und dafür ihre Kunden noch besser betreuen können. Besonders vorteilhaft wirkt sich hier die hervorragende Integration des Dokumentenmanagementsystems und des Bankensystems Avaloq aus. Per Mausklick können aus der Benutzeroberfläche von Avaloq direkt die Transaktionsbelege oder das Kundendossier im Archiv aufgerufen und angezeigt werden. Das prognostizierte Wachstum des Bestandes um ca. 20 Mio. Dokumente pro Jahr wird das System ebenfalls problemlos verkraften. Ausserdem ist es trotz weit umfangreicherer Funktionen im Betrieb massiv günstiger als das alte Archivsystem.

Möglich gemacht wurde dieser Erfolg durch kompetente Partner und eine optimal an die Gegebenheiten angepasste Projektorganisation sowie eine gründliche Vorbereitung. Die SGKB beauftragte RR Donnelley (RRD) mit der Realisierung des Dokumentenmanagements und der erforderlichen Migration der Altbestände.