PDF Invoicing - Elektronische Rechnungsstellung für alle

15.12.2008, Zürich-Urdorf. Rechnungen werden heute trotz zunehmender Digitalisierung der Kommunikation meist noch als Papierdokumente verschickt und bearbeitet.Das Fehlen allge¬mein akzeptierter Standards sowie aufwändige Infrastrukturen für die Erzeugung elektronischer Rechnungen erschweren insbesondere kleineren Unternehmen den Einstieg in das E-Invoicing massiv.

RR Donnelley und B2Bnet offerieren nun eine Lösung, die mit der heute weltweit verbreiteten PC-Infrastruktur auskommt und somit auch kleinsten Rechnungsstellern sofort die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen als PDF-Dokumente gestattet. Als erster Kunde ermöglicht der Reiseveranstalter Kuoni seinen ausländischen Lieferanten die digitale Einlieferung von PDF-Rechnungen. RRD bietet nun auch weiteren Rechnungsempfängern die Nutzung dieses innovativen Services an.

"PDF Invoicing standardisiert die Prozesse und reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand einer Rechnung." Corinne Nyffenegger, Kuoni Travel Ltd, Head of Financial Accounting

Ausgangslage Kuoni Reisen AG, das führende Touristikunternehmen der Schweiz, bietet seinen Kundinnen und Kunden touristische Dienstleistungen in nahezu der ganzen Welt an und erhält dementsprechend viele Rechnungen von Hotels und anderen Leistungserbringern aus all diesen Gegenden. Die Rechnungen gehen meist ganz konventionell per Post bei Kuoni ein. Die rein manuelle Verarbeitung der Papierrechnungen wurde inzwischen durch eine effizientere Lösung ersetzt, dabei werden die Rechnungen gescannt, die Daten automatisch extrahiert (OCR) und in Kuonis SAP-System zur Weiterverarbeitung übernommen.

Trotz der Fortschritte gegenüber der manuellen Datenerfassung aus Papierrechnungen weist dieses Verfahren noch gravierende Nachteile auf:

-Erstellung, Druck, Versand, Scanning und Weiterverarbeitung von Papierrechnungen ist für den Rechnungssteller genauso wie für den Rechnungsempfänger ein aufwändiger, teurer und zeitintensiver Prozess, der schon fast absurd wirkt, wenn man bedenkt, dass sowohl am Anfang als auch am Ende digitale Daten stehen.

-Die nahe liegende Idee, dass der Rechnungssteller statt Papierrechnungen per Post einfach PDF-Rechnungen per E-Mail schicken könnte, scheitert nicht nur an juristischen Hürden, siehe Abschnitt „Rechtliche Rahmenbedingungen“. Auch handfeste praktische Probleme sprechen dagegen: Durch die Eliminierung des Mediums „Papier“ würden zwar Versand und Verarbeitung vereinfacht und beschleunigt, allerdings führte die fehlende Strukturierung des Prozesses zu beachtlichem Zusatzaufwand für die Kuoni-Mitarbeiter, die die Rechnungen in den normalen Prozess einspeisen müssten. Hinzu käme das Risiko von Datenverlusten und Zersplitterung des Rechnungseingangs auf diverse persönliche Mailadressen. Insgesamt ist dieser Ansatz somit als untauglich anzusehen.

Die Partner RR Donnelley (RRD) und B2Bnet realisierten für Kuoni Reisen AG die rein digitale Rechnungsverarbeitung. Rechnungssteller haben damit drei Optionen: -E-Invoicing mittels EDI (Electronic Data Interchange), was allerdings auf Grund des notwendigen Initialaufwands nur für grosse Rechnungssteller in Frage kommt. [...]

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Über Tessi document solutions (Switzerland) GmbH:

RR Donnelley Document Solutions (Switzerland) GmbH

RR Donnelley Document Solutions (Switzerland) GmbH ist das führende Unternehmen für Document und Content Management Lösungen in der Schweiz und beschäftigt rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zürich-Urdorf, Genf-Carouge und Wien. Unsere qualifizierten Spezialisten verfügen über langjährige Erfahrung in der Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen.

Die schweizerische Niederlassung von RR Donnelley ist 2005 durch den Kauf der Astron Cominformatic entstanden. Der in Chicago domizilierte RR Donnelley Konzern ist ein an der NYSE notiertes Unternehmen und beschäftigt weltweit rund 60'000 Mitarbeiter.

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